Gestioneriparazionecellularein 7 passi.

La gestione riparazione cellulare è due cose insieme: il flusso che un telefono segue dall'accettazione alla riconsegna, e il software che tiene insieme quel flusso. La differenza tra un centro serio e uno improvvisato non sono gli attrezzi: è il metodo.

Quello che segue è il metodo di iRepair Rimini, centro Apple IRP dal 2013 con oltre 700 recensioni su Google. Da noi la gestione riparazione cellulare segue sette passi:

• Accettazione con IMEI, stato del telefono e firma
• Diagnosi e preventivo scritto
• Lavorazione con uno stato visibile
• Collaudo davanti al cliente
• Avvisi al posto delle telefonate
• Riconsegna con garanzia e fattura
• Dopo la consegna: archivio, garanzia e GDPR

Per ogni passo trovi cosa fare e come lo gestisce iRepairOS.

Il primo passo della gestione riparazione cellulare è l'accettazione. Si registrano il cliente, il dispositivo e l'IMEI verificato, non ricopiato a mano, insieme al codice di sblocco che serve per i test e agli eventuali accessori lasciati.

Poi lo stato del telefono: vetro posteriore, scocca, fotocamere, tasti, tracce di liquido, riparazioni precedenti. Si usa una checklist di 31 danni pre-esistenti, con le foto quando servono. Il cliente legge l'informativa privacy e conferma con un OTP via SMS: una firma datata, senza carta.

In iRepairOS

• Cliente privato o azienda, con P.IVA, PEC e codice SDI; il cliente già venuto si compila da solo
• Guasto scelto tra 104 guasti già pronti in 16 categorie
• Checklist dei 31 danni, foto e consenso GDPR nella stessa scheda
• Acconto registrato subito e ricevuta di accettazione intestata al negozio

Come funziona la firma OTP

Il cliente riceve un codice monouso via SMS o email e lo comunica per confermare. Il codice scade dopo pochi minuti; il programma registra data, ora e canale, e il documento stampato riporta l'esito. La stessa verifica vale per consegna, vendita e dichiarazioni. Se il cliente non può ricevere il codice puoi procedere indicando il motivo, che resta registrato.

Su iPhone la diagnosi si fa con AST 2, lo strumento ufficiale Apple. Il preventivo è scritto, numerato e ha una validità: ricambio, manodopera ed eventuale acconto.

Il cliente sceglie tra ricambio originale Apple e compatibile, con la differenza spiegata prima. Nessun lavoro parte senza la sua approvazione, e se durante la riparazione emerge un secondo guasto si chiama prima di continuare.

In iRepairOS

Il preventivo ha numerazione automatica, validità, tipo di ricambio e acconto. Lo invii via email o WhatsApp, ne segui lo stato (inviato, accettato, rifiutato, scaduto) e quando il cliente accetta lo converti in riparazione con un clic, senza riscrivere nulla. Il cliente lo vede anche nella pagina di tracking.

Ogni pratica ha uno stato: in attesa del ricambio, in lavorazione, in collaudo, pronta, consegnata. Il ricambio ordinato è collegato alla pratica, non a un foglietto.

Schermo e batteria richiedono circa trenta minuti. Una microsaldatura sulla scheda madre richiede più tempo, e il tempo si dice prima.

In iRepairOS

• Stati di lavorazione con notifica automatica al cliente via SMS o email
• Ricambio in arrivo e oltre 120 interventi pre-impostati, a cui puoi aggiungere i tuoi; garanzia da 7 a 180 giorni
• Dashboard con ricerca per nome, modello, telefono, IMEI o numero pratica, sei contatori in tempo reale e due avvisi: riparazioni ferme da troppo tempo e acconti da incassare
• Magazzino con oltre 50 ricambi iPhone e Samsung già caricati, avviso sotto soglia e margine visibile per ogni parte

Prima di restituire il telefono si prova tutto: touch su tutto lo schermo, fotocamere, microfono e capsula o altoparlante in chiamata, Face ID, Wi-Fi e rete, ricarica, tasti e sensori. Quando possibile davanti al cliente, e sempre annotato nella pratica.

È una tutela reciproca: il cliente vede che il telefono funziona, il negozio ha traccia di cosa ha consegnato.

In iRepairOS

Il test funzionale in 11 punti si compila nella scheda di lavorazione, davanti al cliente, e resta nella pratica.

Nella gestione riparazione cellulare gli avvisi sostituiscono le telefonate: a ogni cambio di stato parte un messaggio WhatsApp, come «ricambio in arrivo» o «pronto per il ritiro». Il cliente controlla lo stato da solo su una pagina di tracking, con il numero pratica e il suo numero di telefono. Per i dispositivi non ritirati partono promemoria scritti a 30, 60 e 90 giorni.

In iRepairOS

• 7 messaggi WhatsApp pronti, dal «pronto per il ritiro» all'avviso formale a 90 giorni per i dispositivi mai ritirati
• Pagina pubblica «Stato riparazione»: con il numero pratica e le ultime 4 cifre del cellulare il cliente vede stato, avanzamento e preventivo
• SMS ed email partono dal tuo account Brevo

Alla consegna il cliente firma la ricevuta o conferma con OTP e paga il saldo, già al netto dell'acconto. Riceve un documento con il lavoro fatto, il ricambio usato e la garanzia scritta, in mesi o in giorni. Lo scontrino si emette sempre; la fattura elettronica su richiesta, generata dalla pratica senza ricopiare i dati.

In iRepairOS

• OTP di consegna: il ritiro resta documentato
• Ricevuta di pagamento con intervento eseguito e garanzia
• File XML FatturaPA dal piano Professional: scorporo IVA automatico per ordinario, semplificato e minimi, oppure forfettario con Natura N2.2 e bollo virtuale da 2 euro sopra 77,47 euro
• Numerazione progressiva annuale e registro delle fatture, con nuovo download sempre disponibile

L'XML lo carichi tu su Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate: iRepairOS lo prepara, non lo trasmette al posto tuo.

Una buona gestione riparazione cellulare non finisce alla consegna: la pratica resta in archivio. Se il cliente torna dopo sei mesi, il negozio sa che lavoro ha fatto e con quale ricambio, e la garanzia si applica senza discussioni. I dati si conservano per gli obblighi fiscali e di garanzia e si cancellano su richiesta, come prevede il GDPR. L'archivio delle pratiche viene copiato in automatico ogni giorno.

In iRepairOS

• Cliente abituale riconosciuto dal numero, con lo storico delle visite
• Analytics calcolate dalle pratiche: incassi, tempo medio di consegna, ticket medio, tasso di successo, dispositivi più riparati, analisi per marca e modello
• Backup automatico ogni 24 ore, ultime 20 copie conservate, ripristino con un clic
• Consenso raccolto in accettazione e diritto all'oblio con un clic

Che tu porti il telefono da noi o altrove, una buona gestione riparazione cellulare si riconosce da cinque cose:

• Un modulo di accettazione con IMEI, stato del dispositivo e la tua firma
• Un preventivo scritto prima del lavoro, e una nuova approvazione per ogni lavoro in più
• Il collaudo davanti a te, e una ricevuta con la durata della garanzia
• Chiarezza su ricambio originale o compatibile, detta prima e stampata sulla ricevuta
• Un modo per sapere a che punto è la riparazione senza telefonare: un messaggio o una pagina di tracking

Gli strumenti cloud pensati per altri mestieri non mettevano insieme checklist dei danni, firma OTP, regole per l'acquisto dell'usato (T.U.L.P.S.) e fatturazione elettronica italiana. Così abbiamo scritto iRepairOS: un'app per Windows 10 e 11 con il database sul PC del negozio, senza server e senza abbonamento cloud. Internet serve solo per OTP, SMS ed email, per gli aggiornamenti e per la verifica della licenza.

Interfaccia in italiano e in inglese, tema chiaro o scuro, documenti stampati sempre in italiano. La versione 3.3 ha il menu laterale sempre visibile e si avvia in circa un secondo.

Excel e quaderno, o un gestionale?

Vendita del nuovo · dal piano Starter

Il documento di vendita include la garanzia legale di 24 mesi (Codice del Consumo, art. 128). L'IMEI viene controllato con l'algoritmo di Luhn, anche con doppio IMEI, e la firma può essere manuale, OTP via SMS o OTP via email.

Acquisto e vendita dell'usato · dal piano Professional

Per salvare un acquisto servono documento d'identità del venditore, condizione del dispositivo, IMEI e una checklist obbligatoria, con firma OTP e numerazione progressiva. È pensato per gli obblighi del T.U.L.P.S. sul commercio di cose usate. La rivendita genera un documento con garanzia personalizzata e i difetti noti dichiarati.

Dichiarazione di proprietà · dal piano Professional

Prima di intervenire su un PIN dimenticato, sul recupero dei dati o sull'accesso agli account iCloud e Google, chi chiede il lavoro firma una dichiarazione di proprietà (D.P.R. 445/2000) con OTP, archiviata nella pratica e stampabile. iRepairOS non sblocca telefoni: documenta che la richiesta arriva dal legittimo proprietario, prima di toccare il dispositivo.

Ogni documento esce con il logo e i dati del negozio, la firma e le condizioni. Stampa o PDF con un clic, sempre in italiano.

Un archivio di riparazioni contiene dati dei clienti, documenti d'identità e IMEI. iRepairOS li tratta di conseguenza:

• Password con bcrypt: nessuna password in chiaro nel database
• Protezione CSRF su ogni form e verifica OTP lato server, mai affidata al browser
• Blocco dei tentativi di accesso: 5 errori bloccano per 15 minuti, 10 per un'ora, 15 per sei ore; la sessione si chiude da sola dopo 8 ore di inattività
• Licenza legata al PC con token firmato, stabile anche cambiando rete, Wi-Fi o VPN
• Backup automatico ogni 24 ore e manuale quando vuoi, con le ultime 20 copie conservate

Lo Starter costa 8,25 euro al mese. Gli aggiornamenti sono inclusi in ogni piano, e rispetto al Business annuale la Lifetime conviene dal quarto anno. La licenza arriva via email entro 24 ore; si paga con PayPal, bonifico o carta.

La prova gratuita di 14 giorni sblocca tutto il piano Professional, fattura elettronica compresa, senza carta di credito: richiedila dalla pagina iRepairOS.

iRepairOS gestisce il laboratorio; iRepair Shield controlla il telefono, e si apre dal menu del gestionale. Il certificato con voto A/B/C di Shield si allega al registro dell'usato, e il report hardware accompagna la pratica come prova del lavoro fatto.

Tutti i moduli di Shield, da malware e spyware alla diagnostica hardware, sono nella guida iRepair Shield: tutte le funzioni.

• iRepairOS funziona solo su Windows 10 e 11: al momento non c'è una versione per macOS o Linux.
• OTP, SMS ed email richiedono internet e un account Brevo configurato.
• La fattura elettronica è dal piano Professional, e l'XML lo carichi tu sul portale dell'Agenzia delle Entrate.
• I dati stanno sul tuo PC: il backup automatico c'è, ma conviene copiarne periodicamente uno anche fuori dal computer.
• I documenti stampati sono solo in italiano.

Risorse gratuite

• Il modulo di accettazione in PDF gratuito, da stampare anche se non usi un gestionale
• La guida completa alla gestione riparazione cellulare su irepairos.it, con GDPR, Codice del Consumo e T.U.L.P.S.
• Il manuale utente di iRepairOS in PDF: 16 capitoli, gratis e senza registrazione